企业档案室管理制度

 

第一篇：企业档案室管理制度

 

    为加强企业档案工作，规范企业档案管理，更好地为企业改革与发展服务，现发布《企业档案管理规定》，请认真贯彻执行。

 

    二ＯＯ二年十月二十日

 

    企业档案管理规定

 

    第一条 为加强企业档案工作，促进档案工作为企业各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）和有关法律、法规，制定本规定。

 

    第二条 本规定所称的企业档案，是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。

 

    第三条 企业应遵守《档案法》，依法管理本企业档案，明确管理档案的部门或人员，提高职工档案意识，确保档案完整、准确和安全。

 

    第四条 企业档案工作接受档案行政管理部门的监督和指导。

 

    中央管理的企业制定本企业档案管理制度和办法须报国家档案局备案。

 

    第五条 企业负责档案工作的部门依法履行下列职责：

 

    （一） 贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度；

 

    （二） 统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作；

 

    （三） 指导本企业各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作；

 

    （四） 监督、指导本企业所属机构（含境外机构）的档案工作。

 

    第六条 企业档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务能力。

 

    第七条 企业各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交本企业档案部门集中管理。任何人不得拒绝归档。

 

    第八条 归档的文件材料应完整、准确、系统。文件书写和载体材料应能耐久保存。文件材料整理符合规范。归档的电子文件，应有相应的纸质文件材料一并归档保存。

 

    第九条 企业根据有关规定，确定档案保管期限，划定档案密级。

 

    第十条 企业采取有效措施对档案进行安全保管，并切实加强对知识产权档案和涉及商业秘密档案的管理。

 

    第十一条 　企业对保管期限已满的档案进行鉴定。对确无保存价值的档案登记造册，按有关规定经企业法定代表人批准后进行监销。

 

    第十二条 　企业做好档案统计工作。国有大中型企业应按档案行政管理部门的要求填写有关报表。企业认真做好对国家和社会有保存价值的档案的登记工作。

 

    第十三条 　企业档案现代化应与企业信息化建设同步发展，不断提高档案管理水平。

 

    第十四条 　企业档案部门应积极做好档案的提供利用工作，努力开发档案信息资源，为企业提供及时、有效的服务。

 

    第十五条 　企业必须为政府有关部门、司法部门依法执行公务提供真实、准确的档案。

 

    第十六条 　企业提供利用、公布档案，不得损害国家、社会和其他组织的利益，不得侵犯他人的合法权益。

 

    第十七条 　国有企业资产与产权发生变动，应按《国有企业资产与产权变动档案处置办法》做好档案的处置工作。

 

    国有企业破产，破产清算组应妥善处置破产企业档案；国有企业分立，档案处置工作由分立后的企业协商办理。

 

    第十八条　企业对在企业档案工作中做出突出贡献的人员给予表彰和奖励。

 

    第十九条　企业应当建立档案工作责任追究制度，对不按规定归档而造成文件材料损失的，或对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者，依法进行处理。

 

    第二十条　本规定由国家档案局负责解释。

 

    第二十一条　本规定自2002年9月1日起实施。《国营企业档案管理暂行规定》同时废止。其他有关企业档案工作的规定凡与本规定抵触的，以本规定为准。

 

    中国网 2002年11月7日

 

第二篇：企业档案室管理制度

 

一、总则

 

集团的各项档案资料是集团行政办公和经营活动中不可缺少的要素。为规范集团档案管理工作并保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

 

1、凡集团总部各部门、各分子公司在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定定期向集团行政人事部提交备份，从而保证集团行政部作为集团档案管理对口部门档案资料的完整性、延续性、真实性。

 

2、集团总部行政人事部负责集团档案管理、文书立卷的工作，并对各分子公司档案管理工作进行监督、指导。各分子公司负责人应重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作。

 

二、归档范围

 

1、凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料（公文、电报、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等）均属归档范围。

 

2、公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料

 

3、公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料；

 

4、资金借贷、业务往来方面的文件材料（含合同、重要报表、银企联系函件等）

 

5、政府、项目批文、合同；

 

6、公司制度体系、会议纪要、内部发文（包含总经理批示后的各项工作流程、公司决定等）；

 

7、工程进度计划控制文件（含各业务单位往来函件等）、工程初设、修改、竣工图纸；

 

8、各分子公司及集团总部各部门年度工作计划及资金计划；

 

9、公司签定的各类合同（含商品房买卖合同）；

 

10、公司有效证照、证件、印章；

 

11、具有法律效力及保存价值的文件；

 

12、公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；

 

13、员工电脑中与公司有关的电子版资料、文件等；

 

14、集团、各分子公司获得的社会荣誉资料；

 

15、其他有必要归档管理的资料。包括声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料，上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。

 

三、立卷归档要求

 

1、集团行政人事部应即时做好档案归档分类保管；各分子公司应在每季度最后一天以前将上季度办理完毕、需归档的文件材料整理、立卷，向集团行政人事部提交备份。

 

2、集团各部门应及时向行政人事部移交发生的档案材料，如有些材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续；各分子必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的备份文件材料。

 

3、各分子公司向集团行政人事部提交备份档案时，要严格履行移交手续，按文件材料分类造册，随移交备份档案提供两联清单，注明移交人，待总部行政人事部专人签收后各留存一联清单备查。

 

4、归档案卷的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点：

 

（1）归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

 

（2）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开；文电应全在一立卷。

 

（3）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；

 

（4）卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。

 

（5）按各类档案资料的保密级别、保存期限，案卷必须以规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写：没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；卷内文件目录放在卷目。

 

（6）声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。

 

四、档案保管期限

 

1、文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六至五十年左右，短期为十五年以下，三年以上。

 

2、确定集团档案保管期限的原则

 

（1）凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。

 

（2）凡是反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。

 

（3）凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管。

 

五、档案保密级别

 

1、档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密二级。档案的密级由档案提交人提议，行政人事部经理核定密级。

 

2、有密级档案只许在档案室翻阅，不许带离本室；有密级档案复制时，需经办公室主任（行政人事部经理）及副总以上领导批准。

 

3、有密级档案只限归档人使用，其他人员使用需经办公室主任（集团行政人事部经理）及副总以上级领导批准。

 

4、对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任（集团行政人事部经理）鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。

 

六、档案的借阅

 

1、各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准，然后到档案管理员处填写档案调阅登记簿，方可借阅。

 

2、公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门同意或办公室主任（集团行政人事部经理）批准。

 

3、借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销。

 

4、借阅档案的人员，不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经办公室主任（集团行政人事部经理）批准。

 

5、有密级的档案调阅、复制时均需办公室主任（行政人事部经理）及副总以上领导批准。

 

6、借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天。

 

7、借阅人对档案要妥善保管，不得遗失。

 

8、凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应按公司有关保密规定办理。

 

七、电脑档案的管理

 

1、所有员工使用的电脑必须指定专门的区域存放公司相关的文件、资料，在指定存放区域里设定工作人员专用文件夹，使用电脑工作人员将各类文件、资料在该文件夹中设定子文件夹分类存放。

 

2、各分子公司办公室主任（集团行政人事部经理）即为电脑档案管理责任人。公司所有员工须到电脑管理责任人处对存档电脑区域、文件夹名称进行如实登记；各电脑档案管理责任人须定时对本单位的电脑按照登记存放区域进行检查。

 

八、档案的鉴定与销毁

 

1、集团行政人事部定期对所保存的档案进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。

 

2、档案鉴定工作由集团行政人事部经理主持，有关部门参加，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁意见。

 

3、档案材料鉴定小组审定，并经集团总裁批准后，方可销毁。

 

4、销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字。

 

九、罚则

 

1、集团各分子公司凡违反本制度，无故延期或不交应归档的备份文件材料的，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其文件部门负责人和单位领导写出书面检查外，各罚款100元～500元，并予以集团内通报批评。

 

2、集团所有员工凡违反制度第六条第4项，泄露公司档案秘密的，涂改、拆散或未经办公室主任（集团行政部经理）批准转借、复印或携带档案外出的，视具体情况，对其部门领导和当事人各罚款500元～1000元，并予以通报批评；如造成恶劣后果者，视情况严重程度追究其法律责任。

 

3、集团所有员工凡违反本制度第六条第6项，不按借阅期限归还的，限期归还并责令其当事人写出书面检查。

 

4、集团所有员工凡违反本制度第六条第7项，遗失档案的，应立即报告，如因遗失档案，泄露公司商业秘密，造成恶劣后果者，视情况严重程度追究其相关责任。

 

5、档案管理员丢失、规范档案调阅流程或擅自提供泄漏档案机密，应根据情节轻重，给予纪律处分及相应罚款，直至依法追究法律责任。

 

6、集团所有员工凡违反本制度第七条，不按规定存放电脑档案，不按规定接受检查者给予相应的纪律处分及罚款。

 

十、附则

 

1、本制度自2015年9月1日生效。

 

2、本制度由集团行政人事部负责解释。

 

3、各子公司应根据本制度，结合本单位的实际情况，制定具体实施细则。

 

4、以往的相关规定与本办法不一致的，以本制度为准。

 

十一、附件：集团各分子公司各部门存档及备案范围

 

第三篇：企业档案室管理制度

 

一、总则

 

1、为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。

 

2、公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。

 

3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存）。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

 

二、文件材料的收集管理

 

1、公司指定专人负责文件材料的管理。

 

2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。

 

3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。

 

三、归档范围

 

1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。

 

2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

 

3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

 

4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

 

5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

 

6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

 

四、归档要求

 

1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

 

2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

 

3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。

 

4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。

 

5、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

 

6、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。

 

五、档案管理人员职责

 

1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。

 

2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。

 

3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。

 

六、档案的利用

 

1、公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写《借阅单》，报主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准，受控文档的借阅要由总经理签字批准。

 

2、档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。

 

3、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。

 

4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。

 

5、必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。

 

6、不准转借，必须专人专用。

 

7、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。

 

七、本制度即日起开始执行。

 

第四篇：企业档案室管理制度

 

第一条为加强企业档案工作，促进档案工作为企业各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）和有关法律、法规，制定本规定。

 

第二条本规定所称的企业档案，是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。

 

第三条企业应遵守《档案法》，依法管理本企业档案，明确管理档案的部门或人员，提高职工档案意识，确保档案完整、准确和安全。

 

第四条企业档案工作接受档案行政管理部门的监督和指导。

 

中央管理的企业制定本企业档案管理制度和办法须报国家档案局备案。

 

第五条企业负责档案工作的部门依法履行下列职责：

 

（一）贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度；

 

（二）统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作；

 

（三）指导本企业各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作；

 

（四）监督、指导本企业所属机构（含境外机构）的档案工作。

 

第六条企业档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务能力。

 

第七条企业各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交本企业档案部门集中管理。任何人不得拒绝归档。

 

第八条归档的文件材料应完整、准确、系统。文件书写和载体材料应能耐久保存。文件材料整理符合规范。归档的电子文件，应有相应的纸质文件材料一并归档保存。

 

第九条企业根据有关规定，确定档案保管期限，划定档案密级。

 

第十条企业采取有效措施对档案进行安全保管，并切实加强对知识产权档案和涉及商业秘密档案的管理。

 

第十一条企业对保管期限已满的档案进行鉴定。对确无保存价值的档案登记造册，按有关规定经企业法定代表人批准后进行监销。

 

第十二条企业做好档案统计工作。国有大中型企业应按档案行政管理部门的要求填写有关报表。企业认真做好对国家和社会有保存价值的档案的登记工作。

 

第十三条企业档案现代化应与企业信息化建设同步发展，不断提高档案管理水平。

 

第十四条企业档案部门应积极做好档案的提供利用工作，努力开发档案信息资源，为企业提供及时、有效的服务。

 

第十五条企业必须为政府有关部门、司法部门依法执行公务提供真实、准确的档案。

 

第十六条企业提供利用、公布档案，不得损害国家、社会和其他组织的利益，不得侵犯他人的合法权益。

 

第十七条国有企业资产与产权发生变动，应按《国有企业资产与产权变动档案处置办法》做好档案的处置工作。

 

国有企业破产，破产清算组应妥善处置破产企业档案；国有企业分立，档案处置工作由分立后的企业协商办理。

 

第十八条企业对在企业档案工作中做出突出贡献的人员给予表彰和奖励。

 

第十九条企业应当建立档案工作责任追究制度，对不按规定归档而造成文件材料损失的，或对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者，依法进行处理。

 

第二十条本规定由国家档案局负责解释。

 

第二十一条本规定自2002年9月1日起实施。《国营企业档案管理暂行规定》同时废止。其他有关企业档案工作的规定凡与本规定抵触的，以本规定为准

 

第五篇：企业档案室管理制度

 

一、文书档案归档制度

 

1、各部门在各项活动中形成的具有价值的文件、材料均属归档范围，交行政部统一管理。

 

2、各部门形成的文件、材料由兼职档案员（各部门内勤）收集、审定、整理、立卷。

 

3、归档的文件材料应齐全、完整、准确可靠（文件的正文与附件、印件与底稿、请示与批复）无缺页、破损现象。

 

4、下发文件不仅要在硬盘、软盘中保存留档，还应留有书面材料存档。

 

5、凡归档的文件必须留原件存档，书写整齐，用毛笔、蓝黑色钢笔、碳素笔抄写，如有不符合要求的档案员有权退回原部门重新书写。

 

6、重要文件如部门需用可进行复印，但原件必须归档。

 

7、机关工作人员外出学习、考察、参加会议带回的文件、一律交办公室统一登记、立卷、归档管理。

 

二、专职档案工作人员岗位责任制

 

1、认真学习专业知识，贯彻执行《档案法》、《档案法实施办法》，热爱本职工作，忠于职守，维护党和国家利益，工作尽职尽责，自觉遵守档案工作各项规章制度。

 

2、负责公司各种档案资料的收集、分类、整理、编目、排列、上架、保管、借阅、鉴定、销毁、移交等工作（www.）。档案质量和工作质量符合“规范”要求。

 

3、负责公司有关部门档案工作监督指导、业务培训工作。

 

4、负责档案库房各项制度的落实。

 

5、积极提供档案的利用，充分发挥档案利用效果，认真总结经验，为领导决策和机关各项工作提供优质服务。

 

三、兼职档案工作人员岗位责任制

 

1、各部门配备一名兼职档案员，负责本部门文件、材料的收集、整理、归档立卷工作。

 

2、兼职档案人员要热爱档案工作，熟悉业务，工作认真负责，把好案卷质量关，按时完成兼管档案的任务。

 

3、兼职档案员应于次年2月底前，将整理好的档案向档案室移交。

 

4、严格执行各项档案管理制度。

 

5、接受本公司专职档案员的监督指导。努力学习档案业务知识，不断提高业务水平。

 

四、部门立卷制度

 

1、凡本部门在各项活动中形成的文件、具有保存价值的资料均属本部门立卷归档范围。

 

2、各部门兼职档案员，负责对本部门的文件资料进行收集、审定、整理、立卷。

 

3、兼职档案员要严格遵守相关的规章制度及各项档案管理制度，按综合档案室提出的各项要求立卷，保证立卷质量。

 

五、档案保管制度

 

1、各门类档案由综合档案室集中统一管理，配备档案员负责档案的保管工作。

 

2、按照档案管理有关规定，对各类档案应做到存放合理，排列有序，查找方便。

 

3、档案员对室藏档案材料要经常进行检查，对已到借阅期限尚未归还的档案材料，要及时跟踪追还，防止丢失。

 

4、库房要保持清洁卫生，温度要经常保持在14—24℃，相对湿度要保持在45—60%，防止危害档案的现象发生。

 

5、档案库房内做到“八防”即防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫，定期检查。

 

6、库房内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆危险品，停电时，一律用手电照明，不得使用易燃器具。

 

7、与档案库房无关人员一律不得进入，随时关好库房门窗，确保安全。

 

六、档案保密规则

 

1、档案工作人员要提高警惕性，遵守保密纪律，坚持原则，认真执行各项制度。

 

2、凡到综合档案室查阅档案者，都要认真遵守安全保密制度，严格履行档案查阅手续，档案原则上不准带出档案室，确需带出时须经主管领导批准并在指定时间内归还档案室。

 

3、查阅档案时，不得翻阅与查阅内容无关的文件材料、无关人员不准进入档案室。

 

4、本公司工作人员不准将文件、材料带进公共场所和其他场所，不准带回家中，要及时交给档案管理部门。

 

5、对于违反保密规定，泄露国家公司机密或造成一定后果者要依据《保密法》的规定，严肃处理并追究其责任。

 

七、档案借阅制度

 

1、借阅档案要严格遵守档案管理制度，凡借阅者，应自觉履行借阅手续。

 

2、凡借阅档案，需经主管领导批准。外单位人员借阅档案，应持单位介绍信，经主管领导同意后，方可办理借阅手续，并在借阅期限内按时归还。

 

3、借阅人员对档案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由转借他人。

 

4、借阅人员未经领导批准，不得复印、抄写档案资料。

 

5、档案管理人员对归还的借阅材料要认真进行检查，确认档案材料完好无损时，方可办理归档手续。对摘抄、复制的档案材料，经认真核对，正确无误时，方能签字盖章。

 

6、一旦发现档案材料在借阅过程中被拆、涂抹或缺失等毁损现象，要及时向主管领导汇报，并追究有关人员的责任。

 

八、其他

 

解释权归公司行政人事部。

 

第六篇：企业档案室管理制度

 

1、各种档案按组卷要求，由立卷人整理，按有关规定装订并移送档案室统一保管。

 

2、各种档案的文字书写，必须用蓝黑或黑墨水书写，禁用其它笔书写。

 

3、档案一般不外借，确因工作需要借阅档案时，均应在档案室按有关要求借阅。

 

4、档案要做到安全保管，定期检查，积极创造档案保管条件，做到防盗、防火、防潮、防尘、防失密，保持经常通风。

 

5、档案室内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆物品，严禁使用电器。

 

档案统计制度

 

1、做好档案组织机构和人员构成情况的统计。

 

2、及时、准确地登记档案的移交和接收，作到帐表相符。

 

3、做好档案室所藏档案种类、制成材料、设备和装具统计。

 

4、做好档案提供利用情况和档案利用效果的统计。

 

5、有专人负责档案统计工作，按要求填报档案统计报表，并做到迅速、真实、准确无误。

 

档案安全保密制度

 

1、严格遵守党和国家的有关保密制度加强管理，防止丢失、泄密。

 

2、查阅档案，一般应在档案室查阅，需要摘抄或复制的机密文件，必须经领导批准，否则不准摘抄、复印。

 

3、需要带回使用的档案，需经领导批准，不准横传、私自外借，不准带入公共场所。

 

4、外单位来查阅和抄录档案时，应严格履行手续，经有关领导批准后，方可调阅。

 

档案查阅借阅制度

 

1、外单位查阅档案时，必须持有介绍信，注明查阅人的姓名、政治面貌及查阅内容或范围。

 

2、查阅党组、jú长办公会议记录、纪检工作等有关案卷和绝密数字时，需经办公室主任批准；查阅一般档案资料时，档案员需进行登记，经办公室主任批准，方可查阅。

 

3、凡查阅档案者，一般不准将档案带出档案室，如需要借出时，必须经有关领导批准；查阅者必须按规定查阅，与查阅内容无关的文字材料不准随意翻阅、摘抄。

 

4、查阅档案者要爱护案卷，不得将案卷拆毁、拆页、勾抹、圈点，严防污染档案；查阅时不得吸烟；也不得将案卷转借他人或带回家中。

 

5、查档抄录的材料经档案工作人员审核无误后，签字盖章，否则无效。

 

6、借出的案卷一般不能超过七天，如延期使用，需补办延期手续。

 

7、借出或还回的案卷，必须严格履行登记、注销和检查手续，当面点清，如发现差错，及时追究责任，并采取补救措施。

 

档案库房管理制度

 

1、档案库房是保存档案的重要基地，非本室工作人员严禁入内。

 

2、库房内严禁吸烟、喧哗、动用火种，严禁携带危险品进入。

 

3、库房门窗要牢固，随走随关，班前班后要经常检查，严防档案丢失和意外事故发生。

 

4、库房内要保持清洁卫生，有防火、防盗、防光、防虫、防鼠、防潮、防尘、防污染等措施。

 

5、档案装具要坚实、耐用、整洁大方。

 

机关档案归档制度

 

一、凡机关工作活动中形成的具有保存价值的文件材料（包括党、政、工、团、以及人事、保卫、专业、财会等工作中形成的文件材料），均由文书部门或业务部门进进整理、归档，并定期向本机关档案室移交。

 

二、机关领导人和承办人员办理完毕的文件材料应及时交给办公室文书人员，统一进行归档文件整理。

 

三、凡本单位参加外出学习、考察、参加各种会议的人员返回单位后，三日内必须将所带回的资料、材料、文件的原件交给办公室文书人员，统一进行归档文件整理。

 

四、各业务科室在办件过程中形成的材料、文件和所需的要件，按一件一卷的原则，由本科室进行整理、立卷、归档。

 

五、机关文书部门或业务部门应在第二年上半年向本机关档案室移交档案，并办理移交手续。

 

六、机关财务部门应把会议档案保管二年期满后，在三月末之前移交本机关档案室，并办理移交手续。

 

国土资源专业档案立卷归档制度

 

为了做好国土资源专业档案的立卷归档工作，不断提高立卷质量，制定本制度。

 

1、凡是在国土资源管理办件过程中形成的各种文件材料，按照归档范围和一件一卷的原则，由形成部门统一立卷。

 

2、要保证归档材料齐全完整，坚持谁主审，谁立卷的原则，做到案结卷成。形成档案的有机联系，便于查找和利用。

 

3、国土资源专业档案的立卷，以国土资源专业档案的形成单位为单元，在保持项目材料的完整性、成套性的基础上，按照办件程序所需的要件和批件，组成案卷。

 

4、卷内材料要准确一致，整卷内不能有铅笔、圆珠笔和复写。

 

5、案卷内要填写卷内目录和备考表，卷内目录置于卷首，备考表置于卷尾。目录和备考表都不算页数。

 

6、编页号。用铅笔在每卷页文字的右上角或背面的左上角填写顺序页号，不能有误和遗漏。

 

7、卷内文件材料要去掉金属物，并对破损材料要修补。案卷装订要整齐美观，不掉张页，采用三孔一线的装订方法。

 

8、拟写案卷标题。案卷标题要简明确切，能够正确反映案卷的内容和成份。

 

9、立好的案卷要按永久、长期、短期三种保管期限分开，按要求填写案卷封皮，注明专业档案的种类，按保管期限、时间顺序，并编写案卷目录并要求打印，一式三份，于每年五月末之前，要立好前一年的卷，连同案卷目录向本单位档案室移交。

 

文书档案归档文件整理制度

 

为做好文件材料的归档文件整理工作，按照《归档文件整理规则》进行整理、归档，结合我局具体情况，特制定本制度。

 

1、凡本单位工作中形成的各种文件材料，按照归档范围，由各科室统一交到办公室进行归档文件整理。

 

2、多份文件为一件的文件材料必须要用卷绳三孔一线装订到一起，永久或定期的文件材料都要装订。要求永久的单份文件材料也要用卷绳装订，文件材料张数特别少的要在文件的左上角用胶水粘好。定期的单份文件材料可用书钉装订，不许有散页。

 

3、多份文件为一件的文件排序，来文首先是文件阅办单，然后是正文；发文首先是正文，然后是发文签批单，最后是底稿；转发文在前，被转发文在后；批复在前，请示在后。批阅文稿和签字一律用炭黑或蓝黑的钢笔或炭素笔不能用铅笔和圆珠笔。

 

4、采用年度——-保管期限——-问题分类法进行分类。即在同一年度下将归档文件按保管期限分为永久和定期，再在保管期限下面按问题分为党群类、行政类、业务类。

 

5、组件后在归档文件的首页上端居中空白位置盖上归档章。在归档章内要注明全宗号、年度、室编件号、问题、保管期限。

 

6、按保管期限对归档文件材料进行编号，一个保管期限排一个流水号。在同一保管期限内重要的文件材料排在前边。文件材料的排序一定要规范，党、政分开，排列清晰，便于查考。

 

7、归档文件目录和卷盒封面内容要填写清楚完整，不得漏项，填写归档文件日期单位数要用0占位。

 

8、归档文件目录要求打印，一式六份，以备档案进馆时所用。

 

9、每年五月末之前，要立好前一年的卷，连同归档文件目录向本单位档案室移交。

 

会计档案立卷归档制度

 

会计档案是国家档案的组成部分，机关会计档案是机关在经济管理和会计核算活动中产生的，是记录和反映机关经济业务的重要史料和证据。

 

1、机关会议档案的整理原则是：财务部门每年形成的财务档案应由财务部门按照会计档案的归档范围和归档要求，负责装订成册，整理立卷。

 

2、机关会计档案的归档范围是机关内其职能活动中形成的会计报表、会计帐簿、会计凭证、银行对帐单、工资表等有关会计核算专业材料。

 

3、整理会计档案时鉴于过去没有在报表、帐簿、凭证的封面或背面上设计档号的，在整理时应该补上，档号主要包括机关名、全宗号、目录号、案卷号、盒号、保管期限等项目。

 

4、对于破损、缺页、装订不牢固或不规范的案卷，应由财务部门负责修补和装订，使其达到归档要求，保证归档档案宗卷的质量。

 

5、会计档案案卷的编号，应以每一本报表、一本帐簿、一本凭证各自给一个案卷号。

 

6、会计档案的排列，要在年度内先把内设机构按先后顺序排好，然后将各内设机构中的报表、帐簿、凭证按永久、25年、15年、10年、5年的顺序排列，一年编一个案卷流水号。

 

7、拟制案卷标题，要根据会计档案每卷的具体内容进行批制，使其能完整、准确的反映卷内内容。

 

8、编制会计档案案卷目录，要在整理立卷的基础上进行。逐卷填写。一式三份，一份备日常使用，其余两份一并交给档案室。

 

9、会计档案的归档时间是当年会计档案，在会计年度终了后，可在财务科保管二年期满后，由会计部门编制案卷目录及清册，在三月末之前移交给档案室，并办理移交手续。

 

声像档案立卷归档制度

 

声像资料是国家档案资料的重要组成部分，为做好声像档案立卷归档工作，结合我局情况特制定本制度：

 

1、声像档案的归档范围是机关在职能活动中反映主要事件、会议、人物、主要活动及有历史价值的资料。

 

2、凡本单位在工作中形成的各种声像、档案，由形成部门统一立卷，在每年五月前向档案室移交。

 

3、归档的声像资料要根据形成的时间、作者、内容、重要程度，形成规律和联系组卷，使声像档案能正确反映工作实际，便于查找利用。

 

4、按要求填写好卷内目录，编好号码。

 

档案利用制度

 

1、凡本单位人员利用档案，须严格履行查（借）阅登记手续，注明查（借）阅目的，用后及时反馈利用效果。

 

2、外单位的人员查阅档案，必须持单位介绍信并办公室主任批准方可查阅。

 

3、因工作需要拟抄录的档案材料，须经办公室主任同意并经检查校对后方可带出。

 

4、档案资料一般不借出室外使用。确因工作需要必须借出时，须经办公室主任同意。借出时间不得超过两周，到期仍需继续使用，要办理续借手续。

 

5、如查（借）阅秘密、机密的档案，须请示本部门领导并由档案办公室主任批准；查阅党委会议记录、班子会议记录的须经主管jú长批准。

 

6、对借阅的档案，要保持完整清洁，严禁私自拆卷、勾画、涂改、撕页、照相。借出的档案要严格保管，不准转借他人，对将档案丢失者视情节轻重给予处罚。

 

7、查（借）人员要遵守保密制度，严禁把档案内容向无关人员泄漏，违者按有关规定，给予批评教育或纪律处分。

 

档案利用效果登记制度

 

一、利用者利用档案完毕，利用接待人员要及时进行利用效果的收集工作，对不能当场体现的，利用接待人员要跟踪收集。

 

二、凡利用者利用档案即时取得效果的，请利用者当场填写利用效果，并签名确认。

 

三、利用者在利用档案后，无法当场确定利用效果时，应将“利用效果登记表”带回，而接待人员要及时催缴“利用效果登记表”。

 

四、档案员收回的“利用效果登记表”，应及时整理。