行政部内部管理制度

行政部内部管理制度

行政部是一个公司的内部管理部门，行政部的规范体现了一个公司的行政规范能力，哪么一个制度起着非常好的引导作用；现整理了一篇行政部内部管理制度，以供大家参考。

行政部管理规定

1.在条件允许的情况下，公司电话总机及400电话电话应在3声内接听，首应语为问候语+品牌公司名称（您好！XXX公司）；

2.对公司来电、来访者应大方、热情的接待（接听），详细了解对方的来电、来访的意图后，引导或转接至业务负责部门（人员）；

3.熟悉公司业务及部门分工，对来电、来访者做准确、正面的沟通；

4.外部往来文书（信函、传真件）接收，并根据文书内容转给相关负责部门。遇所属业务不明文书，转交至总经办处理；

5.如公司员工及与日常办公业务配合单位变动（含电话号码变更），应及时更新内部联络资讯并在公司群里发出通报；

6.建立并管理公司内部联络群（QQ群），及时加入新进成员，移除离职的成员；

7.倡导在内部联络群里分享积极向上的资讯，不定期通报公司及品牌发展动态；

8.办公用品及设备采取统一采购、建档、管理的原则，申购及采购流程见《行政部作业流程》；

9.采购总价≤5000元者，由副总经理审批生效，＞5000元者由总经理级以上审批生效；

10.办公设备采购单价≥100元者（含U盘）纳入固定资产管理，对固定资产进行编码（按财务要求），并建档管理（详细注明物件名称、购置时间、品牌、规格、购买单价、使用部门、保管人等信息）。采购单价＜100元者纳入低值易耗品管理，做入库及领用登记；

11.低值易耗品采购后由行政部入库保管，并制定《办公用品领用登记表》，领用者须做领用登记，以便于低值易耗品使用统计；

12.定期统计、检查已入库各项日常办公易耗品，及时安排申购，以保障正常办公所需；

13.公司员工领用贵重办公设备（如：笔记本、数码相机、投影仪等）须填写《办公设备领用单》并报部门经理级以上审批后方可领用（领用单由行政部存档）；

14.每月统计办公用品领用统计表（列明物品、领用部门及人员），并报送副总经理审核；

15.经理级以下职员领取普通水笔、笔记本，经理级以上可领取较有质感水笔、笔记本。凭旧笔芯领取新笔芯；

16.合理控制员工领取办公用品的频率，促进员工保管、使用办公用品的良好习惯，对不合理的领用应予以拒绝。节流开源；

17.监控办公通讯费用支出，避免公话私用现象。配合网管做好文明用网工作；

18.督促员工将未涉及公司商业或内部管理机密的打印纸、手稿，能二次利用的，均须正、反面利用；

19.根据办公需要不定期更新办公管理规定，并及时在内部联络群里通报；

20.杜绝办公室代打卡（特殊情况除外）、大声喧哗、聚众赌博、上班时间观看电影、浏览不健康网站等有违职场氛围的行为；

21.根据员工宿舍管理需要规定制定并不定期调整规定，并及时在内部联络群里通报。不定期组织宿舍卫生检查；

22.合理安排员工宿舍资源（或按上级指示安排），并热情引导新进员工融入新宿舍；

23.备份员工宿舍钥匙（员工离职时需收回），监控宿舍水、电、气支出情况，杜绝不合理的开支；

24.监督员工（副总经理级以上除外）考勤规范，所有入职、公出、出差、请假、休假、调岗、离职均需办理有效手续方可计入月度考勤。特殊情况未能事先办理者，需事后补办手续；

25.员工无记录（手续）缺勤者，应向其部门负责人或上级查询原因，并提醒员工本人补办手续；

26.每月根据考勤机记录及其它考勤手续（请假、公出、出差等）汇总统计公司员工月度考勤记录（10日前），考勤记录不完整者应要求其部门负责人或上级签章，方可计入有效考勤；

27.每月公司员工考勤记录应呈报给副总经理审核；

28.制定、管理并优化公司内部办公常规表单，并及时更新与内部共享；

29.接收各部门固定资产及特殊办公用品申购单，检核现有库存物料是否符合请购部门需求，做合理化建议；

30.监督各使用部门及人员合理使用各项办公设备，如有不合理现象应及时向各部门负责人或上级反应。负责各办公设备的日常维护；

31.合理划分各部门负责卫生区域，监督各部门卫生保持执行情况，组织各部门卫生评比、公告；

32.负责办公区节假日氛围布置，根据员工入职生日记录，每月初统一购买生日蛋糕，制作生日贺卡，组织全体成员共同祝贺；

33.制定公司早会值班表，并内部公示。留意轮值人员出勤情况，提早1天提醒早会主持人准备；

34.入职员工需用黑色水笔亲笔填写《入职单》，并提供身份证、最高学历证明复印件各1份（提供原件核对）；

35.新进人员入职流程详见《行政部作业流程》

36.副总级以下员工外出均需填写《公出单》并交由行政部存档。《公出单》需员工直接上级签署，如公出员工直接上级不在岗，《公出单》由行政部代签；

37.员工出差、请假、休假原始凭证保存期为3个月；

38.员工离职手续原始凭证保存期为：自离职之日起的12个月。员工入职、调岗手续原始凭证保存期同离职手续；

39.经理级以上员工如需独立驾驶车辆者，须通过公司专职司机考证并在行政部备档；

40.公司员工（总经理级以上除外）使用公用车辆均需填《派车单》。《派车单》需部门经理级以上负责人批准；

41.部门经理级以下、无驾照、驾驶技术未取得公司专职司机认同的员工不得驾驶车辆；

42.严禁酒后驾驶车辆，外出车辆当天须返回公司（特殊情况须事先报备）；

43.公司放假期间应注意防火、防盗工作，台风多发时段应注意门窗并及时内内部通报；

44.保管各招聘网站的用户名、密码，根据用人部门的要求登录招聘信息。评估各网站招聘效果，并做合理取舍；

45.根据公司组织需要，不定期策划集体活动、比赛等事项，提交计划方案、呈报副总经理审批并组织实施；

46.合理比较各设备维修、印刷品等外协单位的性价比（货比三家），并作合理化选择；

47.每月汇总各项奖、惩表单转给财务部执行.

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