公司差旅费管理规定

 

第一章、前  言

为统一公司差旅管理，节源开流，且方便员工出差，保证员工能顺利完成公司安排的出差任务，公司员工出差按职务级别及出差城市级别，依照下述规定标准借支、报销费用，超过标准部分由个人自行承担。公司基于完善管理制度等因素，根据本规定执行情况，将不定期修改、增补本管理规定，如有变更另行通报。

 

第二章、差旅基本规定

一、所有人员出差前应向公司相关负责人书面提报详细出差申请（出差内容事项、出差地点、工作计划安排、工作目标、其他准备相关材料、费用预算等），报相关部门认真审核后，方可出差，尽可能杜绝不必要的出差；

二、员工出差前需向部门负责人提出书面申请，部门经理级（含）以下出差需经副总经理或以上批准（附出差申请表）。出差任务完成后，15个工作日内，出具“出差申请表”和“费用报销单”逐级审批后凭费用发票到财务报销；

三、两位同性员工（含夫妻）共同出差，只允许合住一间标准房，如三人同性员工出差尽量住三人间或标准间；

四、两人（含）以上且具备同住条件员工共同出差，住宿、市内交通标准按行政级别高者规定报销（只报销一人），其它补贴按规定标准×出差人数予以报销；

五、遇特殊情况住宿费超标准，应说明理由，并由部门负责人证明，报副总经理审批后，财务部方可予以报销；

六、员工出差须避免行程绕道，选择经济的出行路线及交通工具。确需乘飞机出差者在条件允许的情况下，应选择折扣优惠的航班（或提早订票，获取更低折扣）；

七、出差人员如乘坐火车，若途中不超过5小时只允许乘硬座；超过5小时，可按标准乘卧铺；动车、高铁一律只准乘二等座； 

八、出差人员住宿凡在标准控制范围内节约部分，公司予以节约部分金额50%奖励；

九、员工到出差城市借住亲戚、朋友、同学家的，按住宿标准的50%补贴费用，不必附单报销；公司差旅费管理规定

十、原则上经理级以下人员不得乘坐飞机，特殊情况须向部门经理提出申请，经副总经理或总经理同意后方可乘坐飞机；

十一、外出学习、考试及参加培训者，会议期间的伙食费、住宿费由主持召开会议单位统一开支的或支付的会议费中已包含伙食费、住宿费内容的，不再报销住宿费和伙食补助费；

十二、出差在外因业务需要接待客户开支（经副总经理或总经理特批）或代表领导出席会议参加活动，其发生的费用按实报实销，但要在报销单上加以说明；

十三、营销人员到代理商处服务的，差旅费、食宿费由公司承担。禁止代理商代垫，以便给工作造成不必要的麻烦；

十四、因公外出，须24小时保持电话开通，否则公司有权警告并罚款；

十五、出差时间较长，而出差费用不够时，可书面向总部提出续借款申请，报相关负责人审批后由财务部执行；

十六、人员出差返回时，须书面呈报出差报告报部门总监审核，否则公司有权处罚；

十七、出差途中因其他公务、疾病或意外灾害延长时间的，应向主管报告，由部门替其补《出差申请单》，及时上交行政部，否则以旷工处理，如因疾病过期的，事后应补回医院出具的证明，未经批准或借故延长差期的，不予报销差旅费，并依情节轻重予以纪律处分。

十八、费用报销规定

1.费用审批的程序：

当事人  部门经理  财务分管会计  副总经理  总经理

 费用报销审批实行相关职能部门逐级审批责任负责制，相关签字人员须严格审核把关，严禁把问题留给下一流程的签字人。一旦查出，按失察全额承担；

2.费用报销金额在5000元（含）以内的可直接由副总经理审批。超过须由总经理审批方可生效；

3.费用报销单据的粘贴；

 费用报销按费用性质的不同粘贴在不同单据后面。如：差旅费粘贴在差旅费用报销单后面，差旅费用以外的粘贴在费用报销单之后。粘贴时应按单据分类，票据面额大小分类等整齐有序的粘贴

在报销单据背面。

十九、费用报销单据的管理：

1.费用报销单据粘贴妥当，在报销单据上详细注明费用发生情况，差旅费报销详细注明往返区间（差旅行程单）、日期及区间车船、机票、过路过桥费、住宿费等费用项目；

2.其它费用报销，须注明承办事项及该项开支情况，采购材料报帐需要发票或有关单据、入库单、请购单等票据齐全。报销发票的内容必须具备有开出发票单位的名称、日期、经济业务内容、数量、单价和金额（物料采购发票须有物料名称、单价）；

3.尽量索取税务的正式发票，未能取得正式税务发票的也要收款收据。从外单位取得的发票，必须加盖有填制单位的印章，从个人取得的发票须有填制人员和签章；

4.如确实因为价格的原因无法开具税务正式发票，必须要对方开出收据并加盖发票专用章；

5.住宿发票如果是定额发票者，须附住宿单位开具的收款收据，否则一律不得报支；

6.原始发票不得涂改、挖补。发现原始发票有错误的应当由开出单位重开或更正，更正处应加盖开出单位印章；

7.凡填有大写和小写的发票，大写与小写的金额必须相同，大小写不一致的，以金额小的为准；

8.每次差旅报销应该以一个出差回程为报销单位，如有两个或以上人员一同出差，应集中由一人处理报销事宜；

9.发票上要有出差人签名，出差因公购买实物的发票，必须由部门主管负责人证明；

10.财务部凭出差审批单、实际出差天数、费用票据和规定的出差补贴标准进行审核，差旅费报销需要有效的车费、住宿费、没能取得票据的要有证明单。出差交际费的开支和标准（超5000元者），需事先征得总经理同意，总经理出国考察时可授权副总经理暂时代理。总经理回公司后，被授权人应向总经理汇报经济活动情况；

11.费用报销单据填写完毕逐级报批，经办人员凭审核后单据到财务部出纳处领取报销款项；

12.报销单据必须真实、合理、若发现虚报不实者，公司有权拒绝受理，该出差期间发生费用由责任人自行承担。

二十、员工因公出差应本着勤俭节约的原则，严格遵守公司《差旅管理制度》。

二十一、员工外出期间应遵守公司仪容仪表、举止言谈等有关规定，不得损坏公司形象。

二十二、具有良好的职业道德，与客户约见、商谈要准备充分，秉公办事，不得贪污、受贿或谋取私利，不得参与赌博。

二十三、遵守公司有关规定，未经许可不得私自动用和向客户借支任何财物，否则违背法律法规由个人自行负责。

 

第三章、出差审批程序和权限

一、经理级（含）以下人员出差15天以内（含15天）由部门负责人审核，副总经理批示，15天以上者需报总经理批准，所有出差单一律报行政部备案；

二、部门经理及其以上管理人员（含相同职级的技术人员）出差需副总经理批示，总经理核准（研发部员工出差由总经理直接审核）；

三、出差期间除因公务、疾病或意外灾害需经部门经理以上允许延长出差时间外，不得借故延长出差期否则依情节轻重给予纪律处分。

第四章、款项预支的规定

一、凡事先需要预支款项的，应填写正式的借支单据（借款单）申请借款，财务部以有效审批的借款单为借款依据；

二、申请借款需要正当的理由，如出差、采购等；

三、借款金额审批流程：

5000元（含）以下：部门经理  财务审核  副总经理批准；

       5000元以上：部门经理  财务审核  副总经理批示  总经理批准；

四、出差人员独自出差一次性借款金额原则上不得超出月工资总额，超出的需要部门经理担保，报副总经理或总经理核准方可借支；

五、申请借款，须注明还款方式，还款方式如：从工资中扣除或费用报销时财务领款中扣除。

六、原则上所有借款当事人前借未还，不予再借。特殊情况需经副总经理级别以上同意后方可再借支。借款审批人实行“谁批准、谁负责”的管理办法，一旦借款人无法及时还款或无力还款时，由批准人担保并由当事人书面提供还款计划。如果批准人未认真审核导致呆账的，批准人视情况给予一定的处罚（非人为因素除外）；

七、款项预借人员按上述规定并办妥手续后到公司财务部出纳处支取款项；

八、行政部在审核出差申请单时应确保出差人员人事资料档案的完整、真实性，并对首次出差人员再度审核。

第五章、差旅费报销标准及方法

一、出差人员的交通费只报销与业务有关的单位直线交通费，禁止以出差为由的旅游观光，绕道而行，否则公司有权拒绝不合理部分的费用。发现虚报现象，每笔罚款200元；

二、在大泉州地区公出的，交通费用实报实销，不享有餐费补贴；

三、公出者市区内原则上乘坐公交车。若因特殊情况需乘坐的士（乘摩的者报销时需提供替代发票，并背书原因），须报部门经理或副总经理同意后，方可凭票报销（填制公出行程单）。；

四、出差人员自机场到目的地原则上务必乘坐大巴或地铁，若未有直接到达目的地的大巴车，需乘坐大巴到离目的地最近的距离；

五、特殊情况产生的业务长途电话费，需由公司负责人批准后，凭移动公司或联通公司的电话费单经审核后到财务部报销；

六、出差人员返回公司7个工作日内必须报销，否则公司财务部可不予受理（特殊情况者须事先征得上级同意）；

七、外协各工厂跟单的跟单员，食宿由外协工厂安排者，不得另外报销。如未沟通好的食宿问题的，按20元/人/天的标准补贴，住宿原则上不报销（外协负责人要协调好住宿问题）。驻厂跟单期间不报销交通费；

八、出差厦、漳、福原则上当天务必返回（如需住宿报部门经理或副总经理审批），其它补助按标准内予以报销；

九、差旅实行标准内包干管理，出差城市的住宿费、餐费、市内交通费员工可根据实际情况自行调节，但超支自付。

十、差旅报销标准如下表：

职务 交通工具 住宿控制标准

（大泉州外） 餐费补贴 市内交通限额（凭票） 合计

省外 省内 省会直辖

市/经济特区 地级市/县 省会直辖市/经济特区 地级市/县

总经理

级以上 飞机经济舱 火车软卧 实报实销

副总/总监/董助/总助 飞机经济舱火车软卧 火车硬卧

汽车 180 160 30 50 260 240

部门经理/大区经理/版型师 飞机经济舱火车硬卧 火车硬卧

汽车 160 140 30 40 230 210

区域经理

/设计师 火车硬卧 火车硬卧

汽车 130 110 30 30 190 170

主管级/市场督导/普通职员 火车硬卧 火车硬卧

汽车 120 100 30 20 180 160

差旅报销标准说明：

1.“餐费补贴”无需附餐饮发票，直接按出差的有效天数核算；

2.住宿费用按实际发生报销原则，在交通工具上过夜或当日不涉及住宿者，不报销住宿费；

3.“市内交通限额”报销需提供出差时间、城市相符的交通费用票（如使用连号票据需背书原因）；

4.出差同一城市达一个月以上者，就地租房。租房价格不得高于同级别住宿补贴的50%，其他费用参照以上表格标准；

5.特殊情况由客户安排出差人员食宿的情况下，公司不予补贴相关费用。如发现客户请客、帮垫住宿费、交通费等而擅自拿回公司报销的，一经发现，第一次处严重警告并按该金额十倍罚款，第二次无薪即刻解雇处理；

6.12：00以前启程外地出差（以乘坐长途交通工具发车时刻为准）可按1天计，反之按半天计。12：00以后返回本地（以乘坐长途交通工具到车时刻为准）可按1天计，反之按半天计；

第六章、业务招待规定

一、正常情况业务招待费，有客人带到公司指定的餐厅，特殊情况报副总经理或总经理批准后方可在外招待；

二、一般普通业务招待费标准：3人（含）内按每人50元标准，3人以上按40/每人元标准计算；

三、重要业务招待：原则上需部门经理级以上陪同。招待费标准3人（含）内按100元/每人，3人以上按80元/每人，可视具体情况而定；

四、重要政府官员、贵宾、原则上需副总级以上陪同，招待标准可视具体情况而定；

五、因工作需要招待客户，必须经副总经理批准，否则不予报销，标准同上；

六、特殊业务招待（如：住宿、赠品等）视业务情况另行提报公司审批；

出差招待客人1次，当天餐费补贴减50%，2次则取消当日餐费补贴。